9 vragen voor Emanuele
Van traineeship naar specialist: het verhaal van Emanuele, salarisadministrateur bij Salure
Soms kom je via een omweg terecht in het vak dat perfect bij je past. Dat geldt ook voor Emanuele. Met een achtergrond in psychologie begon zijn zoektocht in de HR-hoek, maar via het traineeship salarisadministrateur ontdekte hij hoe interessant en veelzijdig het payrollvak eigenlijk is. Inmiddels werkt hij al vijf jaar bij Salure en is hij verantwoordelijk voor complexe payrollomgevingen en grote klanten.
We stelden hem een aantal vragen over zijn werk.
1. Wanneer besefte jij voor het eerst dat salarisadministratie complexer is dan mensen denken?
Ik heb psychologie gestudeerd en was eigenlijk op zoek naar iets in die richting. Ik vond het interessant om te kijken hoe organisaties efficiënter kunnen werken. Daarom zocht ik eerst naar een HR-functie. Zo kwam ik uiteindelijk bij het traineeship Salarisadministratie van Salure terecht.
Vooral tijdens mijn PDL-opleiding ontdekte ik hoe complex het vak eigenlijk is. Je hebt te maken met wetgeving die ieder jaar verandert, dus je moet je kennis continu bijhouden. Daarnaast heeft iedere klant weer zijn eigen situatie. Je werkt met veel verschillende cao’s en regelingen. Dat maakt het werk uitdagend, maar ook heel interessant. Je blijft jezelf continu ontwikkelen in het vak.
2. Kun je een moment beschrijven waarop je echt het verschil maakte voor een klant?
Bij een klant liepen we tegen een praktisch probleem aan. In AFAS misten we een koppeling om automatisch gegevens van bedrijfsauto’s in te voeren. Daardoor moesten kentekens handmatig gecontroleerd worden. Als je dan vijftig of meer auto’s hebt, ben je daar uren mee bezig.
Ik heb dat proces geanalyseerd en een oplossing ontwikkeld in Excel die automatisch de RDW-website scant op kentekens. Die tool controleert de gegevens en vult ze automatisch in. Wat eerst uren kostte, duurt nu nog maar een paar minuten.
Ik ben geen programmeur, maar met behulp van ChatGPT heb ik het kunnen bouwen. Inmiddels gebruiken collega’s deze oplossing breder binnen de organisatie en passen we hem bij meerdere klanten toe. Het maakt de controle niet alleen sneller, maar ook betrouwbaarder.
3. Wat is een vraag van een klant waarbij je echt even moet puzzelen?
Vakinhoudelijke vragen vind ik eigenlijk het leukst. Bijvoorbeeld wanneer een klant aangeeft dat er te veel loonheffing is betaald en vraagt of dat wel klopt.
Dan begint het echte puzzelwerk. Ik ga analyseren waar het verschil vandaan komt. Klopt het bedrag wel? Is er echt een afwijking? En als dat zo is, waar zit die dan precies?
Je gaat stap voor stap op zoek naar de oorzaak. Soms blijkt het mee te vallen, maar soms zit er iets achter wat je echt moet uitzoeken. Dat analytische speurwerk maakt het werk voor mij interessant.
“Het leukste aan mijn werk vind ik het puzzelwerk: uitzoeken waar verschillen vandaan komen en echt de diepte ingaan om tot de juiste oplossing te komen.”
4. Wanneer geeft jouw werk je het meeste voldoening?
Voor mij zit dat vooral in het optimaliseren van payrollprocessen. Bij Salure krijg ik daar ook echt de ruimte voor en wordt er actief gekeken naar verbeteringen.
Naast het beheren van de payroll voor mijn klanten kijk ik continu hoe processen efficiënter en betrouwbaarder kunnen. De Excel-oplossing voor de bedrijfsauto’s is daar een voorbeeld van.
Ook werk ik samen met klanten om processen slimmer in te richten. Soms leveren nieuwe klanten wel dertig verschillende bestanden aan met mutaties. Dan kijken we samen hoe dit efficiënter kan via AFAS, zodat volgende salarisruns soepeler verlopen.
Daarnaast blijft het draaien van een loonverwerking en het verklaren van verschillen een interessante puzzel. Zeker wanneer iets niet direct verklaarbaar is en je echt de diepte in moet.
5. Wat maakt werken bij Salure anders dan bij andere werkgevers waar je hebt gewerkt?
Hiervoor werkte ik bij de Rabobank, een grote organisatie. Daar voelde ik me soms echt een nummer.
Dat gevoel heb ik bij Salure niet. Het traineeship was persoonlijk en er was veel aandacht voor ontwikkeling, maar ook daarna blijf je die ruimte houden.
Hoewel Salure flink is gegroeid, voelt het nog steeds kleinschalig. De teams blijven bewust relatief klein. Als een team te groot wordt, wordt er een nieuw team gevormd. Daardoor blijft het teamgevoel sterk en werk je met collega’s die elkaar echt kennen.
6. Wanneer voelde jij je hier echt onderdeel van het team?
Iedereen heeft de eindverantwoordelijkheid over zijn of haar klanten, maar in drukke periodes kijken we echt naar elkaar om.
We checken onderling hoe het gaat en of iemand hulp nodig heeft. Als iemand achterloopt, springen collega’s bij. Dat gebeurt vaak vanzelf.
We werken ook met een ticketsysteem waarin vragen van klanten binnenkomen. Daardoor kunnen collega’s elkaar ondersteunen wanneer dat nodig is.
Daarnaast ondernemen we ook dingen buiten het werk, zoals samen eten of personeelsuitjes. Dat helpt om elkaar beter te leren kennen.
7. Hoe ziet jouw werkdag er eigenlijk uit?
Dat verschilt per periode van de maand.
In de twee weken voor de salarisbetaling ben ik vooral bezig met controles. Ik check loonstroken, verklaar verschillen en stem af met klanten over mutaties. Soms moeten er nog invoeren gedaan worden.
In de overige tijd is er meer ruimte voor uitzoekwerk. Bijvoorbeeld bij complexe vraagstukken rondom cao-wijzigingen, ziektevergoedingen of bijzondere uitkeringen.
Daarnaast werk ik ook aan optimalisaties, zowel intern als bij klanten. Dat maakt het werk afwisselend.
8. Hoe zorgen jullie dat de kwaliteit van de salarisadministratie goed blijft?
Jaarlijks controleren we het systeem extra grondig, bijvoorbeeld door loonstroken handmatig na te rekenen.
Daarbij nemen we verschillende situaties mee, zoals fulltime medewerkers, parttimers, oproepkrachten en medewerkers met ouderschapsverlof.
In ons dagelijkse werk vertrouwen we op AFAS, maar het blijft belangrijk om af en toe te controleren of alles nog goed rekent. Zo bevestigen we dat het systeem klopt en houden we vertrouwen in onze processen.
9. Blijf je je ontwikkelen in dit vak?
Ja, zeker. In dit vak ben je eigenlijk nooit uitgeleerd.
We volgen regelmatig trainingen om onze kennis bij te houden en behalen daarmee ook NIRPA-punten.
Binnenkort staat er bijvoorbeeld een training gepland over ziekmeldingen en uitdiensttreding, gegeven door een externe specialist.
Daarnaast hebben we maandelijkse vaktechnische overleggen waarin we kennis delen en complexe casussen bespreken. Daar sparren we echt op inhoudelijk niveau met elkaar.
Het mooie van dit vak is dat er altijd nieuwe ontwikkelingen zijn. Hoe ervaren je ook bent, je kunt je blijven verdiepen.
